Účetní programy - nejčastější dotazy na postup zpracování

• vpravo nahoře si vyberete banku
• zadejte datum dokladu (bankovního výpisu)
• číslo dokladu - pro první řádek výpisu vybrat z nabízeného seznamu pro tuto banku nebo pokud byl předchozí záznam do deníku záznamem výpisu téže banky, pak stisknout tlačítko "Poslední+1"
• poté zadejte částku výpisu. Při párování na faktury:
  • nezadá-li se částka - doplní se z připojené faktury
  • zadá-li se částka - bude hledána a nabídnuta nevyrovnaná faktura na tuto částku - lze samozřejmě přiřadit jakékoliv jiné i jako její částečná úhrada
• zvolte příjem či výdaj a popřípadě jaký
  • příjem - pro úhradu vydané faktury (pohledávky) - i zálohové vydané faktury
  • výdaj - pro úhradu přijaté faktury (závazku) - i zálohové faktury přijaté nebo účtenky
• tlačítkem "Připojit (párovat) fakturu", jde-li o úhradu faktury - zobrazí "Výběr závazků (pohledávek) k připojení platby", kde zadáte variabilní symbol nebo po stisku tlačítka "Výběr neuhrazených faktur" vyberete fakturu ze seznamu
• po případné modifikaci popisu uložit tlačítkem "O.K."

• Objednávka importovaná z e-shopu se ukládá do "Zakázky" (přijaté objednávky) a objednané položky do jejích požadavků - pod její "Požadavky" (požadavky zákazníka)
• Vedle stavu plnění požadavků na konkrétní zakázce je ve výpisech ze zakázek možné sledovat, jaké požadavky ještě nejsou splněny ze všech zakázek a popřípadě je nechat automaticky objednat u dodavatele - objedná se množství v součtu nesplněných požadavků + limit na skladové kartě mínus množství skladem
• Plnění požadavků zákazníka - výdej ze skladu (vydává se do spotřeby na zakázku, která se následně vyfakturuje):
  • buď jednotlivě vybrané v seznamu požadavků na zakázku (přijatou objednávku) stiskem tlačítka "Na doklad" v nástrojové liště
  • nebo hromadně: na zakázce tlačítko "Ze zásob" - v okně pro záznam výdeje ze skladu tlačítko "Výdej dle požadavků" - provede automaticky záznam výdeje skladových položek dle všech nesplněných požadavků zákazníka na zpracovávané zakázce (objednávce) - v oblasti okna "Zadané položky" lze ještě upravit pro výdej ze skladu množství a cenu - stiskem "Zapsat na doklad" dojde k výdeji ze skladu na zakázku
• Na zakázce tlačítko "Fakturovat" - potvrdit zaevidování hlavičky nové faktury a pak potvrdit převod všech položek ze zakázky na fakturu

1. V okně pod volbou "Soubor" > "Zálohování" - označte "Zálohování na určené místo..."
2. Tlačítkem "Procházet" si vyberete kam zálohu umístit, např. USB Flash disk
3. Stiskem tlačítka "Provést" se provede kontrola, zda některý ze souborů není někde otevřen (v jiném okně nebo někým jiným při práci v síti) a pokud ne, data se zkomprimují do jednoho souboru ZALOHA.DAT na určené místo.

1. V okně pod "Soubor" > "Zálohování" - označte "Obnova dat z určeného místa...."
2. Tlačítkem "Procházet" se odkážete na místo, kam jste zálohu umístili, např. na USB Flash disk
3. Stiskem tlačítka "Provést" dojde k ověření, zda na zadaném místě záloha existuje a pokud ano, zobrazí se kontrolní dotaz - ověřte datum a čas vytvoření zálohy, kterou si přejete obnovit a v případě souhlasu odpovězte "Ano"

• V základních údajích české "DIČ" na slovenské "IČDPH" a české rodné číslo na slovenské "DIČ".
• V adresáři firem české "DIČ" na slovenské "IČDPH" a "Kód" v oblasti "Rozlišení" firmy na "DIČ".
• Při tisku faktury ve slovenštině české "DIČ" na slovenské "IČDPH" a doplňuje tisk DIČ dodavatele ze základních údajů a tisk DIČ odběratele z adresáře firem.

K tomu se váže i změna funkční měny. Provedete pod volbou v menu "Soubor" - "Měny a kurzy". Za funkční měnu systém považuje měnu uvedenou v zobrazeném seznamu na 1. pozici (prvním řádku). Změna je úmyslně složitější, aby nedošlo k přepsání funkční měny nějakým nedopatřením.

• Tlačítkem "Nový záznam" v nástrojové liště přidejte do seznamu další řádek (jako pro zadání další měny).
• Ve druhém řádku přepište ve sloupci "Měna" zkratku měny z EUR na CZK a prvním řádku z Kč na EUR.
• Upravte popisy ve sloupci "Název měny" na správný.
• Přidaný poslední prázdný řádek vymažte.

• na skladové kartě je údaj "EAN" - může obsahovat jakýkoliv kód, nemusí to být jen EAN
• je možné si čárový kód ukládat již do vlastního čísla skladové karty - ale z důvodu rychlého vyhledávání je zapotřebí jednotně vše, tj. buď u všech skladových položek čárový kód v EAN nebo u všech v čísle skl.karty
• je nutno si uvědomit, že systém nemůže znát čárový kód vašeho dodavatele, tj. u existujících skladových karet je jej nutno doplnit, aby jej systém vyhledal
• u nové položky, u které ještě nemáte skl.kartu, je vhodné si již při jejím zakládání na skl.kartu doplnit
• doplnění čárového kódu na skl.kartu - postavte kurzor do pole EAN a čtečkou sejměte kód
• pro tento účel je možné importovat skladové karty z nějakého excel ceníku vašeho dodavatele, který bude mít u každé položky čárový kód - pak se tomu poněkud složitějšímu postupu u nových karet vyhnete
• vyhledání skl.kart dle čárového kódu - v nastavení zásob - obecné hodnoty si nastavte výchozí řazení dle čárového kódu, zatrhněte "Prioritně aktivní rychlé hledání v seznamech" (pak při otevření jakéhokoliv seznamu zásob stojí kurzor v poli pro rychlé hledání - v nástrojové liště vpravo a stačí čtečkou sejmout kód - položka se vyhledá) a zaškrtněte "Zobrazit upozornění na nenalezení položky" (upozornění se zobrazí v hlášce, kterou nutno odklepnout, jinak se zobrazí jen na spodním okraji okna)
• v nastavení prodejek si také nastavte vyhledávání dle čárového kódu - pak při záznamu další nové položky se v okně prodejky očekává sejmutí čárového kódu
• čtečku je nutné nastavit, aby generovala vstup z klávesnice a CHARACTER SET I. (nebo jen v CHARSET I.) - tj. jen znaky do 128, jinak vám z čísel na české klávesnici udělá znaky s diakritikou. Je vhodné si nastavit Enter nebo tabelátor na konec sejmutých znaků - v seznamech zásob způsobí opuštění zadávacího pole rychlého hledání a zaktivní nalezený řádek v seznamu, na prodejce - účtence skok na následující zadávanou položku
• pro zpracování prodejek si nastavte v oblasti "Zadávání skladových položek" - "- položky se zadávají" - vybrat "čárovým kódem". Je vhodné zrušit zaškrtnutí polí "množství 1 nabízet k přepsání" a "ruční změna ceny povolena". Při tomto nastavení se pak po sejmutí čárového kódu vyhledaná položka uloží v množství 1 a nastavenou cenou do zadaných položek a ihned očekává sejmutím čárového kódu další položky. Velice rychlé zadávání, jen se ke čtečce přikládají jednotlivé položky

1. Na FÚ si zažádejte o autentizační údaje pro EET. Lze i elektronicky, máte-li el.podpis uznávaný FÚ.
2. Na portále daňové správy si vytvořte certifikát pro EET a soubor s certifikátem (*.p12) uložte do PC na místo, ke kterému následně lehce budete znát cestu. Určitě ne do systémových složek ani na plochu nebo dokumentů uživatele. Nejvhodněji do složky s instalací dat AdmWin. V síťovém provozování musí být uložen na každém PC zvlášť - mohla by být jiná cesta na soubor s certifikátem, můžete mít certifikátů více (pro každou provozovnu) a především každé PC je považováno jako pokladní zařízení, jehož identifikace se odesílá.
   Certifikát na PC nemusíte instalovat. AdmWin si jej převezme ze souboru, který mu zadáte, protože můžete mít certifikátů vygenerováno více, mohou mít různou platnost v čase, můžete mít v osobních certifikátech na PC ještě další certifikáty pro elektronický podpis.
3. V AdmWin:
   • Pod volbou v menu "Pomocné" - "EET nastavení":
     • zaškrtněte "Poplatník podléhá EET od data" a datum nastavte na nižší aktuálního dne
     • zaškrtněte "Ověřovací (zkušební) mód" - po otestování spojení zaškrtnutí zrušte!
     • vyplňte "Číslo provozovny" - buď přidělené nebo vlastní zadané při vytváření certifikátu na ortále daňové správy
     • vyplňte "Označení pokladního zařízení" - vaše vlastní označení pokladny, např "p1" - vyhněte se diakritice, speciálním znakům, pomlčce, lomítku a pod.
     • pomocí tlačítka "Procházet" vyhledejte a potvrďte soubor (*.p12) s certifikátem, který jste si vygenerovali na portále daňové správy a uložili do svého PC. Cesta na něj se zobrazí v poli “Cesta na soubor s certifikátem“ a pod něj zadejte heslo, které jste si při jeho vytváření určili
     • ostatní volby dle své potřeby náovědy k oknu (po stisku F1)
   • Proveďte zálohu na HDD, aby se pak následnou obnovou ztratili všechny pokusné doklady.
   • Pod volbou v menu "Účetnictví"-"Tisk oklad.dokladů"-"Stvrzenky" - vystavte novou s aktuálním datem, zaškrtněte "Odeslat do EET" a stiskněte "Tisk dokladu" - postačuje do náhledu. V tisku zkontrolujte oblast "Účtenka dle ZoEET" - pokud je v nastavení EET zaškrtnut ověřovací mód, vytiskne se míst FIK, dlouhý řetězec označený opisový kód PKP.
   • Pod volbou v menu "Pomocné" - "EET - přehled odeslání" zkontrolujte u do EET odeslané stvrzenky sloupec "Chyba" - měl by být 0 a sloupec "Popis chyby" - by měl obsahovat text "Datovou zprávu evidované trzby v overovacim modu se podarilo zpracovat". Je-li v nich něco jiného, odstraňte příčinu chyby a další stvrzenkou ověřte odeslání.
   • Proveďte obnovu z HDD a v nastavení EET zrušte zaškrtnutí "Ověřovací mód". Od tohoto okamžiku budou do EET odesílání všechny faktury v hotovosti, prodejky-účtenky, stvrzenky a pokladní příjmové doklady, u kterých zaškrtnete odeslání do EET.

1. Ověřte si, jaké osobní údaje shromažďujete a zpracováváte, za jakým účelem a na jakém právním základě to děláte.
   • Zaměstnanci - na základě pracovní smlouvy a na základě zákonné povinnosti (např. vůči FÚ, ČSSZ, zdravotním pojišťovnám).
   • Dodavatelé, odběratelé - na základě smlouvy (většinou kupní), kterou jste s nimi uzavřeli.
   • Zákazníci - kterým např. zasíláte oznámení o mimořádných nabídkách / reklamních akcích, pokud jste k tomu od nich dostali souhlas.
   • Souhlas není potřebný, kdy fyzické osoby samy očekávají, že jejich údaje budete zpracovávat. Např. na dodací adresy, na které objednané zasíláte, můžete také občas zaslat inzerci nějakého ze svých produktů. Tomu se říká oprávněný zájem. Vaší povinností je informovat fyzické osoby o svém zamýšleném použití jejich údajů a přestat takové údaje zpracovávat, pokud vás k tomu vyzvou.
2. Sepsat pro všechny spolupracující osoby (zákazníky, vlastní pracovníky i pracovníky dodavatelů a odběratelů) informační dokument, jaké údaje o nich zpracováváte, za jakým účelem, po jak dlouhou dobu, zda je nepředáváte nějakým jiným subjektům a jaká mají práva (právo přístupu k informacím, výmazu, námitky apod. dle GDPR) a tento dokument zveřejnit - na vlastních www stránkách, vyvěšením na provozovně, předat nebo zaslat zaměstnancům
3. Sepsat dokument "Záznamy o činnostech zpracování" dle GDPR. Sice není pro organizaci nezpracovávající vymezené citlivé údaje pod 250 pracovníků povinný, ale už vlastní zpracování mezd a především informace k důchodovému pojištění jsou citlivými údaji. Proto dozorující úřad pro ochranu osobních údajů doporučuje, aby si jej připravili všichni, kdo nějakým způsobem osobní údaje zpracovávají. A jedním dechem dodávají, že to pro ně bude stěžejní dokument při kontrolách….
4. V AdmWin si nastavte kontrolu přístupu k datům pod volbou "Soubor" - "Kontrola přístupu" alespoň heslem. Pokud v systému má pracovat více lidí, nastavte jim přístupové údaje (přihlašovací jméno a heslo) a definujte, k jakým evidencím a funkcím mají přístup. Přihlašovací údaje jsou na úrovni souboru šifrovány. Všechna přihlášení a odhlášení do systému jsou logována.
5. V případě zvýšeného rizika úniku osobních údajů si v AdmWin v téže úloze aktivujte logování exportů dat a výpisů. V prohlížení přístupů do systému a těchto logů můžete následně identifikovat případné neoprávněné činnosti, k nimž nebyl provozní důvod.
6. V AdmWin si nastavte účely, pro které osobní údaje zpracováváte pod volbou "Soubor" - "GDPR - účely zprac.".
7. V AdmWin projít a vyčistit adresář firem, kontakty a pracovníky - u každé osoby určit, zda ještě existuje nějaký důvod - účel proč jej evidujete a ten účel jim z evidence účelů přiřaďte (v adresáři firem označte, zda se jedná o fyzickou osobu). Pokud tyto údaje již nepotřebujete, pak je vymažte - buď celý záznam (položku v adresáři firem, kontakt, pracovníka) nebo vymažte (vymezerujte) konkrétní nepotřebný údaj. Toto jednorázové přiřazení účelů vám následně umožní automatickou hromadnou údržbu osobních údajů - vymazání po ukončení lhůt zpracování či upozornění na blížící se vypršení souhlasu.
8. Při provozování v systému AdmWin si současně při zakládání nové osoby do adresáře firem (při prodeji, při přijetí do opravy) a záznamu údajů, ke kterým nemáte jiný právní důvod (např. telefon, e-mail) nebo máte i jiný účel jejich zpracování než smluvní nebo zákonný, vytiskněte souhlas se zpracováním osobních údajů k tomuto účelu - automaticky se do něj přenesou právě zadané osobní údaje konkrétní osoby.
9. Popřemýšlejte, jak máte data zabezpečena s ohledem na možná rizika jejich úniku: zda je máte trvale jen na disku svého PC nebo serveru v místnosti s omezeným přístupem, jak máte své PC nebo server či jiné úložiště zajištěno proti neoprávněnému vzdálenému přístupu. Vyhněte se uložení někam do webového prostoru (webový server, cloud), kam z jejich vlastního principu má vždy přístup více lidí, jsou více otevřenější k vzdálenému přístupu (jinak by neplnily svůj účel). Navíc k tomu potřebujete zpracovatelskou smlouvu dle GDPR s poskytovatelem, který se v ní zaváže k zabezpečení vašich dat.
10. Osobní údaje neposílejte mailem jinak, než šifrovaně. AdmWin má zálohy či přenosy dat předávané účetním či jiným stranám šifrované.

1. V nastavení "Mzdy" - "Hodnoty pro mzdy" ověřte, že je vyplněn údaj "Životní minimum + náklady na bydlení 1 osoby" správnou hodnotou pro rok zpracovávaných mezd.
2. Na kartě pracovníka, u kterého se budou srážky provádět, do údaje "vyživ. osob" (uprostřed okna za údajem "Nezabavitelné minimum") - zadejte počet vyživovaných osob tímto pracovníkem vyjma jeho samotného, tj. manželku a počet dětí.
3. V nastavení srážek ze mzdy tohoto pracovníka zadejte do jednoho řádku údaje o jedné srážce - exekuci:
   • "Označení - popis" - název popis srážky, za co.
   • "Částka měsíčně" - maximální částka, která se bude měsíčně srážet. Např. alimenty. Nulová hodnota – výše srážky nebude omezena. Zadáním částky může být také docíleno rozdělení srazitelného příjmu na více srážek.
   • "Číslo bankovního účtu", "Číslo banky" a "Variabilní symbol" - kam poslat sraženou částku. Bez nich by se v zaúčtování mezd nevygeneroval příkaz k úhradě.
   • "Exekuce" - vybrat přednostní nebo nepřednostní. Přednostní jsou určeny zákonem - Občanský soudní řád, zákon číslo 99/1963 Sb., § 279.
   • "Pořadí" - v jakém pořadí (priorita) jsou pohledávky ze mzdy uspokojovány od 0 do 99. Očíslujte postupně vzestupně podle data, jak do firmy přišly. Jsou tam ale vyjímky. Např. alimenty - mají nejvyšší přednost.
   • "Celkem ve výši" - zadejte celkovou výši dluhu. Pokud by jste ponechali nulové a současně i částka měsíčně byla nulová, do zpracování mezd se taková srážka vůbec nevybere.
   • "Splaceno dříve" - zadejte částku, kterou pracovník splatil před nástupem do vaší firmy. Dle zápočtového listu, který by si měl za tím účelem přinést.
   • "Splacením ukončit" - zaškrtněte jen v případě, že se má srážení ukončit při splacení dluhu. Při splacení se srážka přestane do mezd zakládat. Většinou ale nutno vyčkat na pokyn exekutora.
   • "Od data" - zadejte datum doručení do vaší firmy. Je zde jen informativně, pro vaše rozhodování o pořadí srážení. Automaticky neovlivní zařazení do mzdy ani pořadí srážení z důvodu vyjímek.
4. V okně pro kontrolu a doplnění vyúčtování měsíční mzdy po zadání všech příjmů, případné korekci daní (včetně ročního vyúčtování daně) a pojištění, stiskněte tlačítko "Přepočítat". Do mzdy se srážky zařazují dle své priority v předzpracování mezd. Proto je nutné mít nastavení srážek před předzpracováním mezd správně nastavené. Změny v nastavení srážek se do rozpracované mzdy již nepromítnou.

• Denní tržby lze kdykoliv okamžitě zjistit bez provádění uzávěrky výpisem pod "Zásoby"-"Prodejky - účtenky" - "Výpisy prodejů za hotové", kde si můžete volit období, úroveň podrobnosti, rozdělení na platby kartou a v hotovosti. V případě prodeje fakturou za hotové výpisem pod "Faktury" - "Výpisy vyd.faktur - pohledávek" - "Podle forem úhrady".
• Okamžitý zůstatek na pokladně - pokud budete zapisovat i všechny výdeje - výběry hotovosti v reálném čase pod volbou "Účetnictví" - a pak v DE "Banka, pokladna, deník" v PU "Banky, pokladny" po výběru požadované pokladny, ihned vidíte její aktuální stav i její jednotlivé pohyby. Není nutné výdeje hotovosti zapisovat někam jinam s tím, že je pak účetní zapíše do této pokladny. Jedna a tatáž činnost by byla dělána 2x dvěma lidmi, což je neefektivní.

• Pod volbou "Soubor" - "Bankovní účty" si doplňte jako další bankovní účet ten u poskytovatele příjmu platebních karet a v oblasti "Formát souboru pro elektronický platební styk" si pro něj nastavte jím poskytovaný formát elektronických výpisů (většinou v pořadí pátý "ABO včetně AV...." - přípona .gpc) pro případný import provedených transakcí.
• Jednotlivé úhrady kartou zadávejte pod tímto bankovním účtem s párováním na faktury nebo importujte v úloze "Účetnictví" - "Import bankovních výpisů". Většina transakcí se automaticky napáruje již při importu, popř. po stisku tlačítka "Hromadné párování" na variabilní symbol a částku.
• Poplatky (provizi zprostředkovatele) nezadávejte k jednotlivým platbám ale až jednou částkou dle dokladu od zprostředkovatele do nákladů (daňově účinných výdajů v DE).
• Částku, kterou vám zprostředkovatel pošle, účtujte přes průběžnou položku - peníze na cestě - účet u zprostředkovatele vydal, běžný bankovní účet přijal.
• Úplnost si průběžně kontrolujte pomocí zůstatku, který vám vykazuje zprostředkovatel a zůstatku na pro něj zřízeném účtě v AdmWin. Měl by být stejný. Pokud není, někde jste udělali při záznamu transakcí do AdmWin chybu.

• Kontrolou přes zůstatek minimalizuje chyby v účtování o těchto transakcích - zda máte zapsány všechny faktury a všechny jejich úhrady ve správné výši.
• Případný import provedených transakcí sníží pracnost zadávání jednotlivých příjmů - úhrad faktur.
• Zpřehlední, které faktury byly hrazeny kartou a které převodním příkazem.
• Zajistí kontrolu nad tím, kolik vám zprostředkovatel zaslal peněz na běžný bankovní účet a kolik má ještě poslat.

• aby byla v nastavení tiskáren instalována tiskárna "Microsoft Print to PDF". Standardně je ve win 10.
• aby byl k dispozici e-mail účet, pod kterým bude odesílání prováděno. Může to být i běžně používaný. Proto je v AdmWin jen odesílání, nikoliv příjem zpráv.

1. Zkontrolovat, zda je u všech aktuálních pracovníků vyplněna e-mail adresa a je-li požadováno v doplňkových údajích k soc.poj. ke kartě pracovníka i heslo pro otevření přílohy.
   Poznámky k šifrování výplatních lístků heslem:
   • Nebude-li zde heslo vyplněno, nebude příloha k mailu s výplatním lístkem chráněna heslem proti otevření. Lidem, kteří si chrání přístup do svého e-mail účtu to postačuje.
   • Některé poštovní servery maily se zašifrovanou přílohou nepropouštějí. Považují je za spam nebo potenciálně nebezpečné a nemusí být z toho důvodu adresátovi doručeny.
2. Pokud je požadováno chránění přílohy heslem, nutno stáhnout:
   https://www.admwin.cz/pdfcreator/pdfcpu64.zip - jen pro 64 bit win
   https://www.admwin.cz/pdfcreator/pdfcpu.zip
   a dekomprimovat (extrahovat) do složky s instalací programu AdmWin (u síťového provedení na PC klienta, odkud se bude úloha spouštět) a nejprve jej nechat otestovat používaným antivirovým programem, jestli se na něj náhodou něco cestou "nepřilepilo" a aby se předešlo následnému "zaseknutí" při prvním použití.
3. Jen pro testovací a kontrolní účely:
   • na kartě jednoho vybraného pracovníka nastavte nějaký svůj vlastní mail, na který máte přístup
   • ve výpisech z mezd zvolte "Výplatní-mzdové lístky" jen pro tohoto pracovníka, měsíc, kdy měl mzdu a stiskněte tlačítko "Poslat mailem".
4. V okně "Odeslání mailu" upravte text zprávy dle vlastní potřeby, minimálně do něj zapište alespoň údaje o odesílateli: firmu, jméno kontaktního pracovníka, telefon a e-mail kontakt na něj a uložte stiskem tlačítka "Uložit text zprávy".
5. V tomtéž okně "Odeslání mailu" po stisku tlačítka "Nastavení e-mailu pro odesílání" nastavte údaje k e-mail účtu, pod nímž se bude provádět odesílání. Všechny údaje, kromě čísla portu, nutno vyplnit.
6. V tomtéž okně "Odeslání mailu" tlačítkem "Odeslat" spustíte odesílání. Dojde-li z jakéhokoliv důvodu k přerušení v bodech 4-6. lze zpracování opakovat jen spuštěním programu PosliMail.exe ve složce s instalací AdmWin. Pokud dojde k odeslání, výplatní lístek do přílohy je vymazán a je nutno je nejprve znovu vytvořit spuštěním výpisu výplatních lístků v AdmWin.
7. Nedojde-li při odesílání k nějaké chybě, zkontrolujte v menu pod "Pomocné" - "Odeslané maily" a v mailu pracovníka, kterého jste si v bodě 3 upravili.
8. Neopomeňte na kartě tohoto vybraného pracovníka nastavit jeho správný mail.