Účetní programy - nejčastější dotazy na postup zpracování

1. Jak zapsat (zadat) nový bankovní výpis v DE (daňová evidence)
2. Jak zpracovávat přijatou objednávku z e-shopu
3. Jak zálohovat, jak provést obnovu dat ze zálohy
4. Vystavení faktury slovenským subjektem
5. Zásoby - čárové kódy
1.Jak zapsat (zadat) nový bankovní výpis v DE (daňová evidence)
Řešení: Záznam se provádí v okně deníku příjmů a výdajů pod volbou v menu "Účetnictví" > "Banka, pokladna, deník" - stiskem tlačítka v nástrojové liště "Nový záznam".
V okně pro záznam do deníku:
  • vpravo nahoře si vyberete banku
  • zadejte datum dokladu (bankovního výpisu)
  • číslo dokladu - pro první řádek výpisu vybrat z nabízeného seznamu pro tuto banku nebo pokud byl předchozí záznam do deníku záznamem výpisu téže banky, pak stisknout tlačítko "Poslední+1"
  • poté zadejte částku výpisu. Při párování na faktury:
    • nezadá-li se částka - doplní se z připojené faktury
    • zadá-li se částka - bude hledána a nabídnuta nevyrovnaná faktura na tuto částku - lze samozřejmě přiřadit jakékoliv jiné i jako její částečná úhrada
  • zvolte příjem či výdaj a popřípadě jaký
    • příjem - pro úhradu vydané faktury (pohledávky) - i zálohové vydané faktury
    • výdaj - pro úhradu přijaté faktury (závazku) - i zálohové faktury přijaté nebo účtenky
  • tlačítkem "Připojit (párovat) fakturu", jde-li o úhradu faktury - zobrazí "Výběr závazků (pohledávek) k připojení platby", kde zadáte variabilní symbol nebo po stisku tlačítka "Výběr neuhrazených faktur" vyberete fakturu ze seznamu
  • po případné modifikaci popisu uložit tlačítkem "O.K."
Další řádek téhož bankovního výpisu - nový záznam už nabídne banku i datum z předchozího záznamu, tlačítkem "Poslední" vpravo od čísla dokladu dosadíte poslední použité, poté zadáte částku (při párování na faktury není třeba zadávat částku - doplní se z připojené faktury), určíte příjem/výdaj, párování faktury nebo účtenky a "O.K.".
Více o záznamech do deníku - detailní popis všech údajů a možnosti nastavení číslování dokladů, rozlišení příjmů a výdajů, nabízených textů popisů a jiných úprav zpracování - viz nápověda.
zpět na začátek
2. Jak zpracovávat přijatou objednávku z e-shopu
Řešení:
  • Objednávka importovaná z e-shopu se ukládá do "Zakázky" (přijaté objednávky) a objednané položky do jejích požadavků - pod její "Požadavky" (požadavky zákazníka)
  • Vedle stavu plnění požadavků na konkrétní zakázce je ve výpisech ze zakázek možné sledovat, jaké požadavky ještě nejsou splněny ze všech zakázek a popřípadě je nechat automaticky objednat u dodavatele - objedná se množství v součtu nesplněných požadavků + limit na skladové kartě mínus množství skladem
  • Plnění požadavků zákazníka - výdej ze skladu (vydává se do spotřeby na zakázku, která se následně vyfakturuje):
    • buď jednotlivě vybrané v seznamu požadavků na zakázku (přijatou objednávku) stiskem tlačítka "Na doklad" v nástrojové liště
    • nebo hromadně: na zakázce tlačítko "Ze zásob" - v okně pro záznam výdeje ze skladu tlačítko "Výdej dle požadavků" - provede automaticky záznam výdeje skladových položek dle všech nesplněných požadavků zákazníka na zpracovávané zakázce (objednávce) - v oblasti okna "Zadané položky" lze ještě upravit pro výdej ze skladu množství a cenu - stiskem "Zapsat na doklad" dojde k výdeji ze skladu na zakázku
  • Na zakázce tlačítko "Fakturovat" - potvrdit zaevidování hlavičky nové faktury a pak potvrdit převod všech položek ze zakázky na fakturu
Více o zakázkách - detailní popis všech evidovaných údajů a funkcí až po fakturaci - viz nápověda.
zpět na začátek
3. Jak zálohovat, jak provést obnovu dat ze zálohy
Řešení: Stručný postup zálohování dat:
  1. V okně pod volbou "Soubor" > "Zálohování" - označte "Zálohování na určené místo..."
  2. Tlačítkem "Procházet" si vyberete kam zálohu umístit, např. USB Flash disk
  3. Stiskem tlačítka "Provést" se provede kontrola, zda některý ze souborů není někde otevřen (v jiném okně nebo někým jiným při práci v síti) a pokud ne, data se zkomprimují do jednoho souboru ZALOHA.DAT na určené místo.
Stručný postup obnovy dat:
  1. V okně pod "Soubor" > "Zálohování" - označte "Obnova dat z určeného místa...."
  2. Tlačítkem "Procházet" se odkážete na místo, kam jste zálohu umístili, např. na USB Flash disk
  3. Stiskem tlačítka "Provést" dojde k ověření, zda na zadaném místě záloha existuje a pokud ano, zobrazí se kontrolní dotaz - ověřte datum a čas vytvoření zálohy, kterou si přejete obnovit a v případě souhlasu odpovězte "Ano"
    1. Upozornění! Obnova dat je nevratný proces. Obnovou dat budou všechna existující data přepsána daty z obnovované zálohy! Veškeré změny provedené od vytvoření zálohy zaniknou a pokud ve složce s daty byla data někoho jiného, budou nahrazena daty ze zálohy!
zpět na začátek
4. Vystavení faktury slovenským subjektem
Řešení: Je-li vystavujícím subjektem vydané faktury slovenská osoba, pak postačuje, aby v okně pod "Soubor" -> "Základní údaje" bylo ve zkratce státu uvedeno "SK" a při tisku faktury volit tisk ve slovenštině. Tím se automaticky mění:
  • V základních údajích české "DIČ" na slovenské "IČDPH" a české rodné číslo na slovenské "DIČ".
  • V adresáři firem české "DIČ" na slovenské "IČDPH" a "Kód" v oblasti "Rozlišení" firmy na "DIČ".
  • Při tisku faktury ve slovenštině české "DIČ" na slovenské "IČDPH" a doplňuje tisk DIČ dodavatele ze základních údajů a tisk DIČ odběratele z adresáře firem.
Veškeré texty pro fakturaci je zapotřebí zadávat ve slovenštině.
Je vhodné si přednastavit v nastavení tisku faktur (pod volbou "Faktury" > "Nastavení fakturace" > "Tisku faktur") úvodní a koncové řádky a především jazyk tisku faktur ve slovenštině. A dále formy úhrady (způsoby placení) ve slovenštině - pod volbou "Faktury" > "Nastavení fakturace" > "Formy úhrady" .
zpět na začátek
5. Zásoby - čárové kódy
Řešení: Návod - spíše principy a doporučení, ze kterých si postupy zpracování pak již odvozuje každý dle své potřeby:
  • na skladové kartě je údaj "EAN" - může obsahovat jakýkoliv kód, nemusí to být jen EAN
  • je možné si čárový kód ukládat již do vlastního čísla skladové karty - ale z důvodu rychlého vyhledávání je zapotřebí jednotně vše, tj. buď u všech skladových položek čárový kód v EAN nebo u všech v čísle skl.karty
  • je nutno si uvědomit, že systém nemůže znát čárový kód vašeho dodavatele, tj. u existujících skladových karet je jej nutno doplnit, aby jej systém vyhledal
  • u nové položky, u které ještě nemáte skl.kartu, je vhodné si již při jejím zakládání na skl.kartu doplnit
  • doplnění čárového kódu na skl.kartu - postavte kurzor do pole EAN a čtečkou sejměte kód
  • pro tento účel je možné importovat skladové karty z nějakého excel ceníku vašeho dodavatele, který bude mít u každé položky čárový kód - pak se tomu poněkud složitějšímu postupu u nových karet vyhnete
  • vyhledání skl.kart dle čárového kódu - v nastavení zásob - obecné hodnoty si nastavte výchozí řazení dle čárového kódu, zatrhněte "Prioritně aktivní rychlé hledání v seznamech" (pak při otevření jakéhokoliv seznamu zásob stojí kurzor v poli pro rychlé hledání - v nástrojové liště vpravo a stačí čtečkou sejmout kód - položka se vyhledá) a zaškrtněte "Zobrazit upozornění na nenalezení položky" (upozornění se zobrazí v hlášce, kterou nutno odklepnout, jinak se zobrazí jen na spodním okraji okna)
  • v nastavení prodejek si také nastavte vyhledávání dle čárového kódu - pak při záznamu další nové položky se v okně prodejky očekává sejmutí čárového kódu
  • čtečku je nutné nastavit, aby generovala vstup z klávesnice a CHARACTER SET I. (nebo jen v CHARSET I.) - tj. jen znaky do 128, jinak vám z čísel na české klávesnici udělá znaky s diakritikou. Je vhodné si nastavit Enter nebo tabelátor na konec sejmutých znaků - v seznamech zásob způsobí opuštění zadávacího pole rychlého hledání a zaktivní nalezený řádek v seznamu, na prodejce - účtence skok na následující zadávanou položku
  • pro zpracování prodejek si nastavte v oblasti "Zadávání skladových položek" - "- položky se zadávají" - vybrat "čárovým kódem". Je vhodné zrušit zaškrtnutí polí "množství 1 nabízet k přepsání" a "ruční změna ceny povolena". Při tomto nastavení se pak po sejmutí čárového kódu vyhledaná položka uloží v množství 1 a nastavenou cenou do zadaných položek a ihned očekává sejmutím čárového kódu další položky. Velice rychlé zadávání, jen se ke čtečce přikládají jednotlivé položky
zpět na začátek

Ceny jednotlivých produktů (účetní programy, hotelový systém, tvorba e-shop) a jejich kombinací jsou také na stránkách účetní software
nebo si je můžete přímo vybrat a objednat v našem e-shopu účetní programy.

hotelový systém HotelWin

Používáme účetní program AdmWINÚčetní program