Podrobný popis

Celá dokumentace - popis ve formátu pdf v tématickém členění.

Stejná dokumentace ve formátu windows nápovědy je i součástí hotelového programu - pod volbou Nápověda z hlavní nabídky - s rejsříkem, vyhledáváním, odkazy mezi souvisejícími pojmy a kapitolami.

Hotelový software

Nabízený hotelový software jeho ceny, možná rozšíření a kombinace, naleznete na účetní software
nebo si jej můžete přímo objednat v e-shopu účetní programy.

Hotelový software - popisy změn

Hotelový software - rozdíly v. 2.7 od 2.6 - EET - elektronická evidence tržeb

k 21.11.2016

Provádí se update datových struktur z nižších verzí. Zálohy si nelze obousměrně předávat s nižší verzí! Před instalací nové verze nutno provést v předcházející verzi zálohování!

EET - elektronická evidence tržeb

Dle zákona 112/2016 Sb., o evidenci tržeb (dále jen ZoET) musí poplatník na každou přijatou tržbu v hotovosti, šekem, směnkou, platební kartou nebo jiným bezhotovostním převodem peněžních prostředků, k němuž dává příkaz plátce prostřednictvím příjemce, kterým je poplatník, který má tržbu evidovat, vystavit doklad - účtenku, kterou nejprve odešle elektronicky datovou zprávou správci daně a ten vrátí fiskální kód, který se na doklad (účtenku) vytiskne. Účtenkou se rozumí doklad vystavený (v papírové podobě nebo elektronicky) poplatníkem tomu, od koho tržba plyne, který obsahuje údaje o evidované tržbě definované v ustanovení § 20 ZoET.

Postup při zahájení EET

Na portále daňové správy si po předchozím vyžádání přihlašovacích údajů na FU vytvořte certifikát pro EET a soubor s certifikátem (*.p12) uložte do PC na místo, ke kterému následně lehce získáte cestu. Určitě ne do systémových složek ani na plochu nebo dokumentů uživatele. Nejvhodněji do složky s instalací dat AdmWin. V síťovém provozování musí být uložen na každém PC zvlášť - mohla by být jiná cesta na soubor s certifikátem, můžete mít certifikátů více (pro každou provozovnu) a především každé PC je považováno jako pokladní zařízení, jehož identifikace se odesílá.
Certifikát na PC nemusíte instalovat. HotelWin si jej převezme ze souboru, který mu zadáte, protože můžete mít certifikátů vygenerováno více, mohou mít různou platnost v čase, můžete mít v osobních certifikátech na PC ještě další certifikáty pro elektronický podpis.

V HotelWin:
  • Pod volbou v menu "Faktury" - "Nastavení fakturace" - "Formy úhrady" označit ve sloupci "EET" (podléhá EET) formy úhrady, na které se povinnost EET vztahuje, tj. faktury s touto formou úhrady budou při svém prvním vytištění odeslány. Pokud bude pro vás rozhodující až moment přijetí peněz do pokladny (vystavení stvrzenky nebo pokladního příjmového dokladu), pak u hotovostních forem úhrady neoznačujte, že podléhají EET.
  • Volitelně, pokud v systému máte nastavenou ochranu přístupu s definováním uživatelů nebo jen ochranu heslem k jednotlivým funkcím programu, si v nastavení "Kontrola přístupu" nastavte přístup k novým bodům pro EET.
  • Pod volbou v menu "Fakturace" - "EET-el.evid.tržeb" - "Nastavení EET" doplňte údaje dle podrobnější specifikace popisu změn verze 2.7 od verze 2.6 v levém panelu s tím, že:
    • zaškrtněte "Poplatník podléhá EET od data" a datum nastavte na nižší aktuálního dne.
    • zaškrtněte "Ověřovací (zkušební) mód"
  • Zazálohujte alespoň na HDD!
  • Ověřte na nově vystavovaném dokladu, který by měl podléhat EET, zdali při jeho prvním tisku se nezobrazí nějaké chybové zprávy, zda jsou na dokladu vytištěny údaje o elektronické účtence. Bohužel v ověřovacím módu, je-li podání úspěšné, server vrací chybu "0" - "Datovou zprávu evidované trzby v overovacim modu se podarilo zpracovat" a nevrací FIK - fiskální kód.. Takže se na dokladu vytiskne dlouhý řetězec znaků jako podpisový kód poplatníka. Stav tohoto zaslání si ověřte pod volbou "Přehled odeslání" a zkontrolujte zda u odeslaných zpráv je uvedena pouze tato chyba "0" a nejsou uvedeny nějaké jiné chybové stavy. Důvody zobrazení jiných chybových zpráv a stavů odstraňte a opakujte až do odstranění všech příčin chyb.
  • Obnovte ze zálohy. Tím zaniknou veškeré zkušební doklady, které by se jinak v případě úspěšného odeslání bránily změnám a odstranění. Tím ovšem také zaniknou případné změny v nastavení a je nutné je nastavit správně. V nastavení pro EET zrušte zaškrtnutí "Ověřovací (zkušební) mód", popř. upravte ostatní údaje dle výsledku ověření a zaškrtnutí "Poplatník podléhá EET od data" upravte dle vašich aktuálních podmínek.
    Poznámka. Datovou zprávu v ověřovacím módu lze v "Přehled odeslání" vymazat. Tím se z dokladu odstraní příznak o jeho odeslání do EET a je možné jej zaslat znovu již v "ostrém" módu.
UPOZORNĚNÍ!!!
EET je v HotelWin funkční až od Windows Vista (od win 7)! Na win XP nejede požadovaný hash algoritmus SHA256 a zabezpečení síťové komunikace HTTPS/TLS. Současně musí být ve Windows .NET Framework minimálně verze 3.5 - zajišťují aktualizace Windows.

Více podrobností o EET a detailní popis změn verze 2.7 od verze 2.6 v levém panelu.


Ceník aktualizací hotelového systému HotelWin
Na verzi 2.7 z verze
2.6
2.5
2.4
2.3
2.2
nižších 2.2
HotelWin I.
1.500,-
1.900,-
2.300,-
2.800,-
3.200,-
3.600,-
HotelWin II.
2.500,-
3.200,-
3.900,-
4.600,-
5.300,-
6.000,-

Hotelový software - rozdíly v. 2.6 od 2.5

k 1.3.2016

Oznamování ubytovaných cizinců ubytovatelem
Na základě účinnosti zákona 314/2015 Sb., kterým se novelizuje zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky od 1.1.2016, došlo ke změnám oznamovací povinnosti o ubytování cizinců ubytovatelem. Oproti předchozímu stavu se zavádí, aby ubytovatelé nově oznamovali:
  • trvalé bydliště cizince v zahraničí
  • číslo víza, je-li v cestovním dokladu cizince vyznačeno
  • účel pobytu cizince na území České republiky
Zrušuje se pro ubytovatele dosavadní oznamování:
  • rodného jména
  • místa narození ubytovaného cizince
  • státní poznávací značky motorového vozidla cizince, se kterým případně cizinec přicestoval na území České republiky
Viz také http://www.policie.cz/clanek/oznamovani-ubytovanych-cizincu-ubytovatelem.aspx.
V návaznosti na nově stanovený rozsah údajů, které mají ubytovatelé v souvislosti s ubytováním cizince oznamovat, je vydán nový papírový přihlašovací tiskopis ve formátu A6 označený “ŘSCP č. 4/2015“ a také byl upraven formát pro oznamování elektronickou poštou (e-mailem) zasíláním souborů ve formátu .UNL na adresu ubytovani@pcr.cz. Pro účely pobytu byl vydán závazný číselník obsahující kód a popis účelu pobytu.

V souvislosti s touto změnou se v HotelWin:

1. V update rozšiřuje číselník účelů pobytu o

"Kód" – předepsaný kód účelu pobytu (v elektronickém podání se musí uvádět tento kód, nikoliv text) a celý číselník naplněn předepsanými účely pobytu s jejich kódy.

Vaše vlastní položky v číselníku účelu pobytu zůstanou zachovány. Pro ubytování cizinců používejte výhradně jen ty doplněné. Vlastní, které jsou ve stejném nebo podobném smyslu raději z číselníku vymažte.

2. Na kartě hosta doplňuje

"Číslo víza" – číslo víza je-li v pasu uvedeno při ubytování cizince. Uvádí se na hlášení cizinecké policii.

Kód účelu pobytu - v nové oblasti “Účel pobytu“ - vybírá se současně s jeho textovým popisem z číselníku účelů pobytu. Musí být vyplněno při ubytování cizince a je-li oznámení podáváno elektronicky.

Poznámka. Do trvalého bydliště ubytovávaného cizince se uvádí jeho trvalé bydliště v zahraničí.

3. Tisk přihlašovacího tiskopisu

V zadávacím okně zrušeny údaje: “Rodné jméno“, “Místo a stát narození“.
Údaj “Číslo víza“ přesunut na hlavní kartu hosta, protože je i součástí elektronického ohlašování.
Vlastní tisk přepracován dle tiskopisu “ŘSCP č. 4/2015“.

4. Výpis 'Ubytování cizinců'

Upraven dle nových požadavků na poskytované údaje na oznámení o ubytování cizinců včetně nového výstupu ve formátu .unl (popřípadě .txt) pro elektronické podání oznámení o ubytování cizinců na cizineckou policii, dle jejich aktuálního programu Ubydata_18.

Hotelový software - rozdíly v. 2.5 od 2.4

k 24.8.2015

Neprovádí se žádný update. Zálohy jsou kompatibilní s verzí 2.4.

1. Hotelový software - Kniha hostů

Rozšířené vyhledávání - ikona s lupou v nástrojové liště
hledání doplněno o “Telefonní číslo“ – vyhledávány jsou karty hostů v začínající znaky shodnými se zadanými v nastaveném seznamu. Pozor, zda jej nemáte předvybrán na jen ubytované (vpravo seznam v nástrojové liště)!

Rozšířený výběr - ikona se 2 překrývajícími se listy v nástrojové liště
výběr rozšířen o možnost kombinací výběru ze seznamu karet hostů na údaje:

  • "Tel.č.", "E-mail" a "SPZ vozidla" – v těchto případech jsou vybrány karty hostů obsahující zadané znaky v určeném poli.
  • V oblasti výběru karet hostů v zadaném intervalu od-do doplněny 2 možnosti vybrat karty hostů:
    • s datem narození v zadaném intervalu
    • s výročím narození (narozeniny) v zadaném intervalu
Upozornění: zda seznam nemáte předvybrán na jen ubytované (vpravo seznam v nástrojové liště)!

2. Hotelový software - Při startu, volby

Doplněn údaj:
"Zobrazit hosty, kteří mají narozeniny do 3 dnů" – zaškrtávací pole. Při jeho zaškrtnutí bude při startu programu zobrazován seznam hostů, kteří mají narozeniny v aktuální den a třech následujících. Vybírá se jen z aktuálně ubytovaných hostů.

Poznámka. Z důvodu výše uvedených výběrů dbejte na správný formální tvar záznamu data narození na kartě hosta, tj. DD.MM.RRRR. V tomto poli nelze formálně datum předepsat, protože bylo původně používáno pro rodné číslo a u stávajících uživatelů s historickými daty může být v tomto poli také tak zaevidováno a zobrazováno.

Hotelový software - rozdíly v. 2.4 od 2.3

k 30.7.2015

Provádí se update datových struktur z nižších verzí. Zálohy si nelze obousměrně předávat s nižší verzí! Před instalací nové verze nutno provést v předcházející verzi zálohování!

1. Hotelový software - nastavení ceníků ubytování a ostatních služeb

V obou cenících doplněn sloupec:
"s DPH" – zobrazuje se jen u plátců DPH a obsahuje jednotkovou cenu s DPH. Při změně jednotkové ceny bez nebo s DPH nebo sazby DPH dochází k automatickému přepočtu druhé související hodnoty. Tj. změní-li se:
  • „Jedn.cena“ vypočte se cena „s DPH“ nastavenou sazbou
  • „s DPH“ nebo „%DPH“ vypočte se „Jedn.cena“ bez DPH přesně na 2 desetinná místa (nikoliv zaokrouhleným koeficientem)
Upozornění: Při použití ceníků na kartě hosta a při vyfakturovaní zákazníkem čerpaných služeb, se pracuje s cenami bez DPH. Díky jejich zaokrouhlení na 2 desetinná místa při výpočtu z ceny včetně DPH, může dojít při větším počtu čerpaných služeb k drobnému rozdílu mezi součtem cen s DPH oproti součtu cen bez DPH a k nim vypočtené dani za celý doklad.

2. Hotelový software - nastavení ubytovacího plánu - karty hosta

Vytvořena nová oblast "Na kartě hosta zobrazovat" - do které bylo přesunuto zaškrtávací pole "oblast pro spolubydlící" a doplněno nové zaškrtávací pole:
"v řádcích cenu bez i s DPH" - pro neplátce DPH je neaktivní. Jeho zaškrtnutí způsobí, že na kartě hosta v oblasti řádků čerpaných služeb bude vedle sloupce "Jed.cena" obsahujícího jednotkovou cenu bez DPH, zobrazen i sloupec "s DPH" obsahující jednotkovou cenu včetně DPH. Případná ruční změna jednoho z těchto 2 sloupců vyvolá okamžitý přepočet druhého sazbou DPH z příslušného ceníku (ubytování nebo ostatních služeb), která byla platná při výběru této služby na kartu hosta. Výchozí nastavení je zaškrtnuto, při aktualizaci nezaškrtnuto.

3. Hotelový software - Karta hosta

3.1 Doplněna oblast "Voucher" se 2 údaji:
"číslo" – číslo voucheru na ubytování z nějaké slevové akce
"akce" – označení slevové akce, ze které tento voucher je, popřípadě jeho varianty, např. “pro 2os na 3noci“

3.2 Do seznamu (řádků) účtenky hosta doplněn za sloupec "Jed.cena" sloupec:
"s DPH" – pro jednotkovou cenu včetně DPH čerpané služby. Zobrazeno jen u plátců DPH a je-li v nastavení ubytovacího plánu v oblasti Na kartě hosta zobrazovat" zaškrtnuto "v řádcích cenu bez i s DPH". Případná ruční změna jednoho z těchto 2 sloupců vyvolá okamžitý přepočet druhého sazbou DPH z příslušného ceníku (ubytování nebo ostatních služeb), která byla platná při výběru této služby na kartu hosta.


Hotelový software - rozdíly v. 2.3 od 2.2

k 2.11.2014

Provádí se update datových struktur z nižších verzí na struktury totožné s AdmWin verze 2.45 pro možné sdílení dat oběma systémy. Zálohy si nelze obousměrně předávat s nižší verzí!
Před instalací nové verze nutno provést v předcházející verzi zálohování!


Hotelový software - rozdíly v. 2.2 od 2.1

k 2.5.2013

1. Hotelový software - změny na kartě hosta

1.1 Změněn údaj "Stát" na:
"Občanství" - státní občanství dle číselníku převzatého od cizinecké policie, který se nabídne k výběru po stisku tlačítka s šipkou vpravo od tohoto údaje.

1.2 Doplněno tlačítko:
"Tisk hlášenky o ubytování na ciz.policii" - vyvolá okno pro zadání tisku přihlašovacího tiskopisu o ubytování cizího státního příslušníka. Toto tlačítko je aktivní jen je-li údaj "Občanství" vyplněn a je vyplněn jinými znaky než CZE nebo CZ.

2. Hotelový software - tisk hlášenky o ubytování cizince z karty hosta

Okno pro zadání a tisk přihlašovacího tiskopisu umožňuje k ubytovanému hostu zaevidovat další údaje pro tisk přihlašovacího tiskopisu dle vzoru SEVT 06 183 0 I/02 201/2002:
- "Rodné jméno" , "Číslo víza", "Místo a stát narození" - údaje o ubytovaném hostu.
- "Za ubytovatele podepsal" - jméno oprávněné osoby za ubytovatele.
Oblast pro volby výstupu - tisku.

Ze stránek Policie České republiky - Služba cizinecké policie:
"Ubytovatel je povinen oznámit ubytování cizince do 3 pracovních dnů po jeho ubytování. Oznámení učiní ubytovatel útvaru policie. Povinnost oznámit ubytování lze splnit buď předložením vyplněného přihlašovacího tiskopisu, nebo prostřednictvím technických nosičů dat a jejich telekomunikačním přenosem v rozsahu údajů vedených v domovní knize. Domovní kniha je dokument, do kterého ubytovatel zapisuje jméno a příjmení ubytovaného cizince, den, měsíc a rok narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu, počátek a konec ubytování."

Ke druhé možnosti, tj. prostřednictvím technických nosičů dat a jejich telekomunikačním přenosem, lze využít výpis "Ubytování cizinců" zadatelný v úloze pod menu "Ubytování" > "Výpisy".

3. Hotelový software - ubytování - výpisy

Doplněn výpis:
"Ubytování cizinců" - výpis ubytování cizích státních příslušníků popřípadě i s výstupem pro digitální podání hlášení o ubytování cizinců Policií ČR - Služba cizinecké policie.
Zadávací parametry:

  • Období - do výstupu budou vybráni jen cizinci se začátkem ubytování v tomto zadaném období. Za cizince se považuje ten ubytovaný host, který má na kartě vyplněn údaj "Občanství" jinými znaky než CZE nebo CZ.
    Upozornění! Pro podání digitálního hlášení si zvolte takový režim zpracování, kdy výběr období zajistí, že ve výstupu nebudou jednotliví cizinci ohlašování duplicitně! Např. vždy zadáním jen předchozího dne.
  • "Výstup i ve formátu *.unl pro el.podání na ciz.policii" - zaškrtávací pole. Při jeho zaškrtnutí bude současně vytvářen i soubor formátu *.unl shodný s výstupem excel programu UbyPrototype_15.xls, který je určený Policií ČR - Služba cizinecké policie pro digitální oznamování ubytovaných cizinců ubytovatelem - více na http://e-uby.wz.cz/. Do tohoto excel programu lze také výstup vytvořený tímto výpisem importovat nebo jej přímo odeslat e-mailem s ověřeným elektronickým podpisem nebo podat přes datovou schránku. Při zaškrtnutí se zobrazí:
    • "Kam uložit" - označení disk:/složka, kam se má výstupní soubor pro digitální hlášení ubytování cizinců zapsat. Místo ukládání se eviduje a při dalším spuštění výpisu se nabídne k použití nebo modifikaci.
    • "Procházet" - tlačítko, kterým se vyvolá standardní Windows dialogové okno pro vyhledání složky v PC.
    • "ukládat s příponou *.txt pro odeslání z datové schránky" - při zaškrtnutí bude mít výstupní soubor příponu .txt pro odeslání z datové schránky. Stav zaškrtnutí je evidován a při dalším spuštění se nabídne.
    Názvem uloženého souboru je přidělené IDUB a pořadové číslo vytvořeného souboru. K tomuto digitálnímu podání je nutno se nejprve na policii přihlásit - registrovat dle popisu na http://www.policie.cz/clanek/oznamovani-ubytovanych-cizincu-ubytovatelem.aspx. Policie přidělí jednoznačný identifikátor pro ubytovací zařízení (IDUB) a zkratku. Tyto údaje a další údaje je nutné zaevidovat v okně "Ubytovatel", které se zobrazí při spuštění tohoto výpisu, pokud není IDUB vyplněno. Toto okno s údaji o ubytovateli je také kdykoliv přístupné ze "Základních údajů" pod tlačítkem "Ubytovatel - údaje pro digitální oznamování ubytování cizinců".

4. Hotelový software - ubytovatel

Okno s údaji pro identifikaci ubytovacího zařízení v digitálním hlášení o ubytování cizinců na cizineckou policii.
- "Název ubytovatele" - název - označení ubytovacího zařízení
- "IDUB" - jednoznačný identifikátor ubytovacího zařízení přidělený policií pro digitální podání hlášení o ubytování cizinců
- "Zkratka" - přidělená policií.
A další údaje dle jejich zobrazeného popisu.

5. Hotelový software - kniha závad

Nová evidence hlášených závad v ubytovacím zařízení. Vlastní evidence se provádí v datovém okně typu seznam s ovládáním směrovými klávesami a standardní zkrácenou nástrojovou lištou.
"Nový" - záznam nové závady. Zapsaná závada se vždy zařazuje na konec seznamu a je jí automaticky předěleno uživatelsky nezměnitelné pořadové číslo.
"Otevřít" - v aktuálně nastaveném řádku a sloupci seznamu zpřístupní údaj k editaci, kromě dále popsaných uživatelsky nezměnitelných sloupců.
"Vymazat" - zrušit v seznamu aktuálně nastavené hlášení závady. Díky automatickému číslování ale v pořadovém číslování záznamů vznikne mezera a je tak průhledné, že někdo jednou zapsanou závadu úmyslně odstranil.
"Tisk" - výpis seznamu hlášených závad se sloupci a jejich šířkami dle aktuálně nastaveného seznamu na obrazovce.

Na jednom řádku seznamu je jeden záznam hlášení závady. Záznam a změny údajů o hlášené závadě se provádějí přímo v řádcích tohoto seznamu se sloupci:
- "Poř.č." - pořadové číslo záznamu v knize závad. Uživatelsky nezměnitelné.
- "Datum" - datum závady
- "Místo" - místo, kde se závada vyskytuje
- "Zjistil" - jméno toho, kdo závadu zjistil - nahlásil
- "Nahlášeno" - datum, kdy byla závada nahlášena
- "Komu" - jméno osoby, které byla závada nahlášena
- "Poznámka"
- "Zapsal" - datum a čas provedení záznamu do knihy závad, popřípadě přihlašovací jméno uživatele, který byl právě do systému přihlášen. Uživatelsky nezměnitelné.


Hotelový software - rozdíly v. 2.1 od 2.0

k 17.9.2012

Provádí se update datových struktur z nižších verzí. Zálohy si nelze obousměrně předávat s nižší verzí!
Před instalací nové verze nutno provést v předcházející verzi zálohování!

1. Hotelový software - nastavení účelů, důvodů pobytu

Pod volbu "Soubor" doplněno nastavení textů požadovaných účelů, důvodů pobytu v ubytovacím zařízení pro jejich rychlejší záznam výběrem ze seznamu na kartu hosta. Zpracování tohoto seznamu se provádí v datovém okně typu seznam ovládaném tlačítky nástrojové lišty - shodné s ostatními číselníky. Aktualizace se provádí přímo v řádcích tohoto číselníku, kde lze texty účelů, důvodů pobytu volně aktualizovat.

2. Hotelový software - karta hosta

Doplněny 3 nové údaje:
"SPZ" - státní poznávací značka (registrační značka) vozidla, které má host u ubytovacího objektu. Nepovinný údaj.
"ze státu" - zkratka státu, ve kterém je tato SPZ (registrační značka vozidla) registrována. Nepovinný údaj.
"Účel pobytu" - důvod, účel pobytu v ubytovacím zařízení. Nepovinný údaj. Lze vybrat pomocí rozevíracího seznamu z nastavených účelů pobytu nebo přímo zadat.

3. Hotelový software - ubytovací plán

3.1 Zobrazovaná buňka hosta
Za jménem hosta se zobrazuje i případný název firmy, na jejíž účet je host ubytován. Zobrazuje se jen v případě, že jméno hosta je kratší než velikost zobrazované buňky.

3.2 Výběr jen zvolené budovy, popřípadě podlaží do zobrazeného plánu
Do nástrojové lišty okna ubytovacího plánu doplněny 2 rozevírací seznamy:
"Jen budova" a "podlaží" - kde se nabízí seznam budov z nastavení evidence pokojů a jejich podlaží. Po zvolení budovy nebo jejího podlaží dojde k okamžitému překreslení ubytovacího plánu jen pro zvolenou budovu, popřípadě její podlaží. Pomlčky v rozevíracím seznamu znamenají, že není vybráno, tj. pomlčky v seznamu pro budovy znamenají, že budou zobrazeny všechny, stejně tak i pomlčky v seznamu podlaží znamenají, že budou zobrazena všechny podlaží zvolené budovy.

4. Hotelový software - Ubytování - Výpisy

Do prvního výpisu 'Výpis ubytování - hostů' doplněn zadávací parametr:
"Do 2 řádku vypisovat celou adresu, SPZ a účel pobytu" - zaškrtávací pole. Při zatržení bude vytvářen 2 řádkový výpis pro jednu kartu hosta. Do druhého řádku bude vypisována jeho celá adresa, účel pobytu a popřípadě SPZ vozidla.

5. Hotelový software - fakturace (vyúčtování) hosta

Pokud je fakturován host, který má na své kartě evidovány spolubydlící (v oblasti spolubydlící, je-li zobrazována), pak při každé jeho fakturaci jsou kontrolovány karty (účty) těchto spolubydlících, zda na nich (na jejich účtu) nejsou nějaké nevyfakturované služby včetně ubytovacích. Pokud se takové naleznou, je zobrazeno upozornění se jménem tohoto spolubydlícího, částkou a názvem první nevyúčtované čerpané služby, a s dotazem, přejete-li si jeho účet doplnit do vystavované faktury. Při kladné odpovědi se všechny dosud nevyfakturované (nevyúčtované) služby do zadaného data pro fakturaci tohoto spolubydlícího zapíší do právě vystavované faktury a na kartě spolubydlícího označí jako vyfakturované s číslem zpracovávané faktury.

6. Hotelový software - Zálohování a obnova

6.1 Změna v zadávacím okně
Přepracováno uživatelské rozhraní nabídky akcí, které je možné provést. Z této nabídky je vypuštěna záloha a obnova na FDD (na disketovou mechaniku A:) z důvodu již mizivého používání. V případě potřeby jsou tyto volby nahraditelné volbou zálohování a obnovy na jiný disk - do "Umístění zálohy" zadat nebo vybrat disketovou mechaniku A:.

6.2 Obnova dat z verze nižší
Byla připuštěna možnost obnovení dat ze zálohy verze nižší, než je používaná. Na tuto skutečnost se zobrazí upozornění s dotazem, přejete-li si opravdu provést obnovu z těchto dat. V případě:
- kladné odpovědi se jen provede obnova dat a program HotelWin se ukončí. Při jeho následném spuštění se nabídne provedení převodu dat do aktuální verze.
- záporné odpovědi - se obnova dat neprovede.


Hotelový software - rozdíly v. 2.0 od 1.9

k 6.4.2012
Neprovádí se update. Zálohy jsou kompatibilní s verzí 1.9 a 1.8.

1. Hotelový software - při startu, volby

Možnosti rozšířeny o volbu první úlohy, která bude po startu programu automaticky spuštěna. V oblasti "Po spuštění programu" nahrazeno zaškrtávací pole "Zobrazovat denní plán - nástupy / ukončení ubytování" volbou:
"Spustit úlohu" - určení úlohy (aplikace), která bude po startu programu spuštěna. Vybírá se z rozevíracího seznamu:
   - "nic - vybere se z menu" - automaticky se nic spouštět nebude, uživatel si vybere z menu požadovanou úlohu
   - "denní plán - nástupy a ukončení" - po spuštění programu bude zobrazeno okno denního plánu nástupů a ukončení ubytování
   - "kalendářový ubytovací plán" - po spuštění programu bude spuštěn grafický kalendářový ubytovací plán

2. Hotelový software - vyloučení trvale obsazených pokojů ze sledování obsazenosti

Doplnění možnosti vyloučení trvale obsazených pokojů (pro stálé hosty) ze sledování obsazenosti v čase (výpis "Obsazenost na 7 dní od data") při současném zachování i stávajícího vyhodnocování obsazenosti tímto výpisem, je řešeno ve 2 bodech zpracování:
2.1 Evidence pokojů - doplněn sloupec:
"Obsaz." - pokoj je/není trvale obsazen stálým hostem. Nabývá jen hodnoty "Ano" nebo "Ne". Výchozí je "Ne". Měnit lze jen dvojklikem myši nebo klávesou Enter na opačný, než je aktuálně nastaven. Tento údaj se použije jen při zpracování výpisu "Obsazenost na 7 dní od data".
2.2 Výpis "Obsazenost na 7 dní od data" - v zadávacím okně doplněno zaškrtávací pole:
"Vyloučit trvale obsazené pokoje" - při jeho zaškrtnutí nebudou do výpisu zahrnuty pokoje s příznakem "Ano" ve sloupci "Obsaz." v evidenci pokojů . Při nezaškrtnutí budou do výpisu zpracovány všechny pokoje (kromě těch, jejich stav není "O.K."), tj. zachován stávající výpis.

3. Oprava čerpaných služeb na uzavřené kartě hosta dle faktury

Pro případy, kdy jsou po uzavření účtu hosta fakturou na této faktuře upravovány - doplňovány částky za poskytnuté služby (např. rekreační (lázeňský) poplatek) je možné tyto změny promítnout z faktury i do čerpaných služeb na kartě hosta z důvodu správnosti statistik a rozborů o částkách za poskytnuté služby a vybrané poplatky.
Nad seznamem vydaných faktur pod volbu "Zvláštní" doplněna volba:
"Úprava fakt.služeb" - k v seznamu nastavené faktuře zobrazí vyfakturované řádky čerpaných služeb z účtu hosta touto fakturou s možností jejich oprav a doplnění. Jsou zobrazeny v datovém okně typu seznam ovládaném standardní nástrojovou lištou, kde je zneaktivněna funkce zrušení (výmazu) záznamu.
Sloupce seznamu:
   - "Název - popis"
   - "Cen.č." - ceníkové číslo čerpané služby za ubytování nebo ostatní. Volně měnitelné bez kontroly a možností výběru z ceníků
   - "Druh" - rozlišení, zda se jedná o ubytovací službu nebo ostatní. Vyjádřeno zkratkou 'Ubyt.' nebo 'Ost.' - dvojklikem
       myši nebo klávesou Enter lze změnit na opačné
   - "Jedn." - jednotka množství (dny, hodiny apod.)
   - "Jed.cena" - jednotková cena
   - "Počet" - čerpané množství služby - počet jednotky množství (dnů, hodin apod.)
   - "Od data" - počáteční datum čerpání služby
   - "Do data" - poslední datum čerpání služby
   - "Celkem"
   - "%DPH"
   - "Poznámka"
Požadované úpravy se provádějí přímo v řádcích tohoto seznamu. Nejsou prováděny žádné kontroly zadávaných údajů. Automaticky se provádí výpočet údaje:
- "Počet" - "Datum do" mínus ""Datum od"- jen jedná-li se o ubytovací službu nebo jednotka množství je "dny"
- "Celkem" - při změně množství nebo jednotkové ceny.


Hotelový software - rozdíly v. 1.9 od 1.8

k 5.11.2011
Neprovádí se update. Zálohy jsou kompatibilní s verzí 1.8.

Hotelový software - fakturace

1. Hotelový software - fakturace - nastavení

  1. Obecné hodnoty – doplněno zaškrtávací pole:
    "Číslovat faktury dle forem úhrady" – při zaškrtnutí budou faktury číslovány dle forem úhrady, tj. číselnou řadou nastavenou svým prefixem v evidenci forem úhrady faktur u každé formy úhrady. Při nezaškrtnutí budou číslovány standardním způsobem, tj. faktuře je přímo přiřazeno číslo z nastavení číselných řad - zvlášť číselná řada pro faktury vytvářené z karet hostů, zvlášť číselná řada pro faktury zadávané přímo. Výchozí hodnota - nezaškrtnuto.
  2. Nová evidence "Formy úhrady"
    V této evidenci nastavené formy úhrady se nabízejí v záhlaví faktur k použití svým názvem a ten je pak tištěn na fakturách. Jeden řádek tohoto seznamu odpovídá jedné formě úhrady s údaji (sloupci seznamu):
    • "Název formy úhrady" – textový popis formy úhrady, který je zobrazen v okně faktury a tištěn na faktuře. Uživatelsky nezměnitelný údaj.
    • "Zkr.č.řady" – zkratka - prefix číselné řady dokladů, podle které budou faktury číslovány. Při použití uvedené formy úhrady bude v nastavení číselných řad vyhledávána číselná řada mající zde evidovanou zkratku. Rozlišují se velká a malá písmena. Pokud číselná řada s touto zkratkou existuje, doplní se do čísla faktury její poslední evidované číslo +1.
    Tato evidence je vedena formou datového okna typu seznam ovládaném standardní nástrojovou lištou. Změny se provádějí přímo v řádcích tohoto seznamu.
  3. Tisku faktur - doplněno zaškrtávací pole:
    "Je-li měna v CZK tisknout i v EUR" – při zaškrtnutí, bude-li měna faktury v CZK, vytiskne se pod celkovou částkou v CZK i částka v EUR kurzem k datu vystavení faktury zaokrouhlená na 1 desetinné místo. Pokud kurz k datu vystavení faktury neexistuje, zobrazí se na tuto skutečnost jen upozornění a částka v EUR se nevytiskne.

2. Hotelový software - fakturace - číslování faktur

Závisí především na zaškrtávacím poli "Číslovat faktury dle forem úhrady" v obecných hodnotách nastavení fakturace:
  • Je-li nezaškrtnuto - faktura vytvářená z ubytování je číslována číselnou řadou pro to určenou, faktury zapisované přímo jsou číslovány číselnou řadou pro faktury vydané z nastavení číselných řad.
  • Je-li zaškrtnuto - prvotně se nabídne číselná řada přiřazená nejčastější formě úhrady. Při změně formy úhrady je přepsána číslem, které je nastavené u zvolené formy úhrady. U forem úhrady se nastavuje pouze prefix-zkratka číselné řady, dle které má být číslování prováděno. U dvou a více forem úhrady může být prefix na tutéž číselnou řadu - bude použita tatáž číselná řada. Pokud u formy úhrady není prefix vyplněn nebo není nalezen v číselných řadách, zůstává v čísle faktury původní hodnota!

Pro obě varianty stále platí, že nabízené číslo faktury je při záznamu nové faktury změnitelné (ručně přepsatelné) do okamžiku zaevidování hlavičky faktury. V nastavení číselných řad se poslední použité číslo zvýší v momentě zaevidování hlavičky faktury. POZOR! Z toho plyne, že dojde-li ke změně formy úhrady na již zaevidované faktuře, číslo faktury se nezmění. Důvody nezměnitelnosti čísla faktury:

  • Odběratel může již mít doklad, který uplatňuje ve svém účetnictví
  • Dodržení souvislé číselné řady - automatická podpora číslování
  • Na číslo faktury jsou již vázány řádky, záznamy DPH, popřípadě platby

Hotelový software - ubytování

1. Hotelový software - ubytování - nastavení grafického plánu - doplněno zaškrtávací pole:

"Zobrazit oblast pro spolubydlící" – při zaškrtnutí bude na kartě hosta zobrazena oblast se seznamem spolubydlících tohoto hlavního hosta, na kterého je veden účet pokoje, a tlačítka pro přidání nebo ubrání spolubydlících, kliknutím na existujícího spolubydlícího v seznamu se zobrazí jeho karta hosta. Jinak (při nezaškrtnutí) jsou v témže místě na kartě hosta zobrazeny údaje o poslední fakturaci hosta, firmy/skupiny. Použití se odvíjí od celkové koncepce evidence pokojů. Jestliže je na jednotlivá lůžka, v grafickém plánu jsou v řádcích viditelná jednotlivá lůžka a jejich obsazení jednotlivými hosty a zobrazovat pak spolubydlící ještě v kartě hosta nemá smysl. Pokud je ovšem evidence pokojů jen o jednotlivých pokojích, pak na jednom řádku grafického plánu, který je tak jen pro jeden pokoj, je zobrazen jen jeden host - měl by to být ten hlavní, na kterého je veden hotelový účet. Ostatní jeho spolubydlící v grafickém plánu nejsou zobrazeni, byť mají svoji kartu hosta. Proto je na kartě hlavního, v grafickém plánu zobrazovaného, hosta seznam spolubydlících.
Výchozí stav – nezaškrtnuto.

2. Hotelový software - ubytování - na kartě hosta doplněna oblast:

"Spolubydlící" - seznam spolubydlících jejich příjmením a jménem. Kliknutím na spolubydlícího se zobrazí celá karta spolubydlícího a je možné v ní provádět změny. Přidání dalšího spolubydlícího nebo zrušení se provede tlačítky vlevo nahoře u této oblasti:
"Přidat" spolubydlícího - zakládá novou kartu hosta, do které se z karty hlavního hosta přenese identifikace pokoje, termíny ubytování, adresa a přidělí zaškrtnutí, že se jedná o spolubydlícího. Poznámka - není prováděna kontrola na počet možných lůžek nastavených v evidenci pokojů.
"Ubrat" spolubydlícího - po kontrole, zda na kartě v seznamu nastaveného spolubydlícího nejsou žádné čerpané služby, vymažete kartu tohoto spolubydlícího hosta.
Tato oblast na kartě hosta je zobrazena, jen je-li v nastavení grafického plánu zaškrtnuto "Na kartě hosta zobrazovat oblast pro spolubydlící" a stane se aktivní, až po zaevidování karty hlavního hosta zobrazovaného v grafickém plánu na pokoj - host, na kterého bude veden celý účet za ubytování V grafickém kalendářovém plánu je na pokoj zobrazen jen tzv.hlavní host, na kterého je veden účet. Ostatní spolubydlící jsou pak vidět a je možné je zadávat a upravovat v tomto seznamu spolubydlících. U hlavního hosta je možné provádět v seznamu změny. Na kartách spolubydlících je seznam ostatních na pokoji zobrazen také, ale je neaktivní (nelze se prokliknout na ostatní spolubydlící, ani přidat či ubrat další, aby se uživatel v procházení karet hostů nedostal do cyklu.

3. Hotelový software - ubytování - ukončení ubytování, jsou-li zobrazeni spolubydlící:

Při ukončení ubytování hlavního hosta jsou kontrolovány karty případných spolubydlících. Pokud existují a nejsou na nich žádné nevyfakturované služby, jsou také uvedeny do stavu ukončeného ubytování. Pokud je na některé z nich služba, která není vyfakturována, ukončení ubytování se odmítne i u hlavního hosta.

4. Hotelový software - ubytování - zrušení karty hosta, jsou-li zobrazeni spolubydlící:

Při zrušení karty hlavního hosta v grafickém plánu (nikoliv přímo v knize hostů) je kontrolována existence spolubydlících. Pokud jsou a nemají žádné evidované služby, pak jsou tyto karty hostů zrušeny také. Pokud jsou a na některé z nich je evidována nějaká čerpaná služba, odmítne se zrušení i karty hlavního hosta. Upozornění! Jelikož vazba karta hlavního hosta na spolubydlící je vytvářena jen z karty tohoto hlavního hosta a musí být v jeho seznamu spolubydlících, nikoliv pouze zaškrtnutím zaškrtávacího pole "Spolubydlící" na kartě hosta, může vést k mylnému domnění, že budou při zrušení rezervace v grafickém plánu zrušeny i karty spolubydlících. Ovšem pokud vazba není evidována, ke zrušení nedojde. Proto je vhodné čas od času v knize hostů, přepnutím rozevíracího seznamu v oblasti rychlého hledání v nástrojové liště na volbu dle "Data začátku" a nastavením výběru na stav "R" (rezervace) zkontrolovat, zda neexistují nějaké nerealizované rezervace. Pokud ano, pak je zde také hned přímo zrušit-vymazat. Jinak se mohou nabízet zkreslené informace o aktuálně volných pokojích a ve statistikách obsazenosti.


Hotelový software - rozdíly v. 1.8 od 1.7

k 19.9.2011

Provádí se rozsáhlý update. Zálohy nejsou kompatibilní s nižšími verzemi.
V update se provádí změna PSČ z numerického českého na alfanumerické PSČ - na 8 znaků neformátovaně – z důvodu četnějšího výskytu adres v jiných státech, kde jsou jiné rozsahy a formátování poštovních kódů. Proto POZOR - i při záznamu tuzemského PSČ není automaticky za třetí cifru vkládána mezera a je ji nutno ručně zadat.

  1. Hotelový software - nastavení - evidence pokojů
    Doplněn údaj:

    “Kategorie“ – pro případné vlastní rozlišení pokojů, např. 2 lůžkový, 1 lůžkový, 3lůž.apartmán apod. Nepovinný údaj. Pokud je uveden, je dále použit zatím jen při výběru volného pokoje na kartě hosta a v nepřiřazených rezervacích - jakou kategorii host požaduje.

  2. Hotelový software - karta hosta
    Doplněny údaje:
    2.1 V oblasti "Host" - evidence e-mail adresy na hosta:
    • "e-mail" - pole pro záznam e-mail adresy hosta.
    • "…" - tlačítko, kterým se vyvolá nová e-mail zpráva na evidovanou adresu hosta ve windows nastaveném výchozím e-mail klientovi.
    2.2 V oblasti "Fakturovat" - vyúčtování (fakturace) účtu hosta v cizí měně. Nastavuje se pomocí 2 souvisejících rozevíracích seznamů s možnostmi:
    1. Seznam
    • - "vše ve funkční měně" - vyúčtování (fakturace) proběhne stávajícím způsobem, tj. budou vyúčtovány všechny dosud nevyúčtované služby s datem ukončení nižším nebo rovným zadanému datu pro fakturaci v cenách na kartě (účtu) hosta.
    • - "jen za ubytování v měně" - v navazujícím seznamu musí být jiná měna než funkční (CZK) a v evidenci kurzů musí být evidován kurz zvolené měny k aktuálnímu datu - faktura se vystavuje k aktuálnímu datu. Před zaevidováním hlavičky faktury lze změnit datum i kurz - po zaevidování budou dosud nevyúčtované jen ubytovací služby z účtu hosta automaticky přepočteny kurzem faktury a zapsány na fakturu. U plátců DPH se automaticky vytvoří i záznam DPH v zvolené měně a přepočteny kurzem faktury.
    • - "vše v jiné měně" - v navazujícím seznamu musí být jiná měna než funkční (CZK) a v evidenci kurzů musí být evidován kurz zvolené měny k aktuálnímu datu - faktura se vystavuje k aktuálnímu datu. Před zaevidováním hlavičky faktury lze změnit datum i kurz - po zaevidování budou dosud nevyúčtované všechny služby z účtu hosta automaticky přepočteny kurzem faktury a zapsány na fakturu. U plátců DPH se automaticky vytvoří i záznam DPH ve zvolené měně a přepočteny kurzem faktury.
    2. Seznam - obsahuje výběr z evidovaných měn
    • Při druhé volbě, tj, "jen za ubytování v měně", mohou zůstat na kartě (účtu) hosta další dosud nevyúčtované služby. Ty lze vyúčtovat další fakturací z karty hosta ve funkční nebo cizí měně opět nastavením uvedených seznamů pro fakturaci.
  3. Hotelový software - nastavení tisku faktur
    Doplněno zaškrtávací pole:

    "Netisknout kurz u DPH" - při zaškrtnutí nebude u záznamu DPH při tisku vytištěn kurz, ve kterém je DPH přepočteno z cizí měny na funkční měnu, tj.CZK. Výchozí nastavení je nezaškrtnuto, tj. kurz se vytiskne.

  4. Hotelový software - import rezervací z internetu
    Úloha umožňující propojení hotelového softwaru HotelWin s případným rezervačním systémem umístěným na internetu. Je umístěna pod volbou " Ubytování" > "Import rezervací".
    V zadávacím okně se pouze zadává v oblasti "Nastavení pro HTTP přenos":
    "URL adresa (http) příkazu" - celá adresa HTTP příkazu pro spuštění scriptu na netu, který vytvoří požadovaný výstup. Tato adresa je evidována - při dalším spuštění se nabídne.
    Následně postačuje stisknout tlačítko
    "Spustit import" - zahájí čtení a kontrolu přenášených dat - rezervací ubytování. Pokud jsou načtená data formálně správná, provede se druhá část - přidání rezervací do grafického plánu, kdy se údaje z internetu zapíší na karty hostů se stavem "rezervace". V průběhu tohoto kroku se provádí řada kontrol. Případné chyby se zobrazí v tabulce. Rezervace, u nichž byla chyba zjištěna, se do systému neuloží (nevznikne karta hosta). Současně je zobrazován počet přečtených rezervací a z toho počet chybných a dobrých, do systému zařazených.
    Poznámka. V tomto kroku se předpokládá, že ověření volnosti pokoje je řešeno jinak - viz dále.

Hotelový software - Technické podmínky pro přenos - import rezervací

Pro přenosy informací z webových stránek se osvědčilo načtení dokumentu ze zadané URL adresy (HTTPRequest) - tj. z importačního programu na PC klienta se vyšle http://... požadavek, na základě kterého aplikace na netu spuštěná tímto příkazem vrátí stránku-dokument ve struktuře standardního txt souboru s větami a údaji v nich pevné délky, kde jeden řádek (jedna věta souboru) odpovídá jedné rezervaci:

Označení Délka Popis Povinné
IDHOST
10
Jednoznačný číselný identifikátor - jedinečné pro každou rezervaci. Nutno začít číslovat od 500000000. Numerický údaj zarovnaný vpravo.
*
KLZM
1
Klíč změny:
1 - nový záznam
2 - oprava (musí být vyplněny tytéž údaje, jako pro nový)
3 - zrušení rezervace
*
BUDOVA
3
Označení budovy, je-li v nastavení ubytovacích kapacit (pokojů) v HotelWin uvedeno
PODLAZI
2
Označení podlaží, je-li v nastavení ubytovacích kapacit (pokojů) v HotelWin uvedeno
POKOJ
3
Číslo pokoje - musí být uvedeno shodně s nastavením pokojů v HotelWin
*
CISLUZ
1
Číslo lůžka, je-li v nastavení ubytovacích kapacit (pokojů) v HotelWin uvedeno
DATZAC
8
RRRRMMDD - datum nástupu
*
DATUK
8
RRRRMMDD - předpokládané datum ukončení
*
DATPRE
8
RRRRMMDD - datum, kdy bylo rezervováno
PRIJME
18
Příjmení hosta
*
JMENO
10
Jméno hosta
TITUL
4
Titul hosta
*
ADRESA
30
Ulice - trv.byd.hosta - včetně čísla popisného či uličního
OBEC
25
Obec
PSC
10
PSČ
ZKRS
3
Zkratka státu
TELH
15
Telefonní č. hosta
POZN1
70
1.řádek poznámky
POZN2
70
2.řádek poznámky

Další informace:

  1. Kódová stránka 1250
  2. Všechny údaje, kromě datum a ID jsou znakové
  3. Označení povinnosti je z hlediska hotelového software HotelWin, ale doporučuji si pro zadání na netu doplnit povinnost i pro jiné údaje dle potřeb uživatele - min.tel.číslo
  4. U rezervací na netu indikovat, zda byly přeneseny. Pokud v okamžiku zaslání dotazu žádná dosud nepřenesená rezervace nebude, vrátíte prázdnou stránku

Uvedená struktura, podmínky a zpracování jsou základní, standardní v hotelový software HotelWin. Ve spolupráci s autorským týmem tohoto sw lze upravit dle konkrétních podmínek u uživatele. Např. přenášené údaje rozšířit o:
- počet osob
- počet pokojů
- kategorii pokoje
a zpracování rozšířit o automatické:
- přiřazování na volné pokoje
- vrácení příznaku o umístění rezervace (volnosti v požadovaném termínu) aplikaci na netu - k tomu si musí zpracovatel stránek s rezervacemi určit techniku přenosu této informace.


Hotelový software - rozdíly v. 1.7 od 1.4

Neprovádí se žádný update. Zálohy jsou kompatibilní s nižšími verzemi.

Hotelový software - Výpisy ubytování

Doplněny o nové výpisy:

  1. Čerpaných služeb
    "Služby-poplatky za období" a "Služby-popl.za obd.-jen součty" - výpis čerpaných služeb za zvolené období v třídění dle ceníkových čísel čerpaných služeb. První výpis je detailně rozepsaný na jednotlivé hosty, druhý obsahuje jen součty za jednotlivé služby. Čerpané služby jsou do výpisu zahrnuty za těchto podmínek:
    • Všechny a v celém rozsahu, pokud datum ubytování na kartě hosta celé spadá do zadaného období.
    • V celém rozsahu, pokud datum od-do čerpané služby spadá do zadaného období nebo datum fakturace služby spadá do zadaného období.
    • Pokud je čerpaná služba z ceníku ubytování (ubytovací služba) nebo je jednotkou čerpané služby "den" (například parkovné, místní poplatky apod.), pak se do výpisu zahrne jen v počtu dnů, které spadají do zadaného období pro výpis - není-li u takové služby evidováno datum do nebo je vyšší zadanému pro výpis, počítá se jen do zadaného data pro výpis.
    Z uvedeného vyplývá, že pokud si tuto statistiku přejete mít přesně, pak datum od-do vyplňujte u každé služby, nejen za ubytování, aby její čerpání bylo správně zařazeno do zadaného období pro tento výpis.
    Zadávací parametry:
    • Volba období datem od - do.
    • Volba třídění v rámci jednoho ceníkového čísla čerpané služby dle čísel pokojů nebo příjmení nebo zkratky státu a příjmení nebo názvu firmy/skupiny.
    • Volba služeb - poplatků - do výpisu budou vybrány služby volbou ze seznamu: všechny služby nebo jen ubytovací služby nebo jen ostatní služby. V případě volby jen ubytovacích služeb nebo jen ostatních, se nabídne možnost zadat nebo vybrat z ceníku jen jedno ceníkové číslo, které bude do výpisu zahrnuto (jen jedna čerpaná služba buď z ceníku ubytování nebo z ceníku ostatních služeb).
    • Jen firmy/skupiny - do výpisu budou zahrnuty jen čerpané služby, kde na kartách hostů je název firmy/slupiny shodný se zde zadaným.

  2. Statistika obsazenosti pokojů
    "Obsazenost na 7 dní od data" - vypisuje celkovou kapacitu, počet pokojů volných, obsazených nebo rezervovaných, v opravě (údržbě) a k nim vždy procentuální vyjádření k celkové kapacitě na 7 dní od zadaného data pro každý den zvláště. Oproti statistice kapacitního vytížení pracuje tento výpis jen s pokoji (nikoliv lůžky). Rezervace ubytování se do výpisu zahrnují jen od aktuálního data. Tj. pro dny nižší aktuálnímu nejsou do obsazenosti zahrnuty, pro datum aktuální a vyšší ano. Výpis je vytvářen z ubytovacích karet (hostů) dle termínů nástupu a ukončení v hlavičce karty hosta. Pokud není datum skutečného ukončení vyplněno, pak dle data dohodnutého ukončení. Poslední den se do statistiky nezahrnuje (může být již ubytován další host).
    Zadávací parametry:
    • Volba data od - datum, od kterého bude výpočet na následujících 7 dní proveden.
    • Úroveň podrobnosti na:
      • Celé ubytovací zařízení - jen celkové hodnoty za celé ubytovací zařízení.
      • Jednotlivé budovy - pokud jsou v evidenci pokojů nastaveny budovy, pak bude výpis pro každou budovu. Pozn. Pod označením budovy může být i jiné rozlišení ubytovacích kapacit, než vyjadřuje uvedený termín.
      • Budovy - podlaží - pokud jsou v evidenci pokojů nastaveny i podlaží, pak bude výpis pro každou budovu a podlaží v ní. Pozn. Pod označením podlaží může být i jiné rozlišení ubytovacích kapacit, než vyjadřuje uvedený termín.
      • Budovy - podlaží - pokoje - výpis bude proveden po jednotlivých pokojích.

  3. Stavy pokojů k datu
    Výpis jednotlivých pokojů k zadanému datu s vyjádřením stavu, ve kterém se nacházejí:
    • "nástup" - datum začátku (datum od v hlavičce karty hosta) roven zadanému pro výpis.
    • "ukončení" - datum ukončení ubytování (není-li vyplněno, pak datum předpokládaného ukončení) rovno zadanému datu pro výpis.
    • "pobyt" - ubytovaný host k datu zadanému pro výpis
    • "rezervace" - rezervováno k datu zadanému pro výpis
    • texty ostatních stavů se přebírají z evidence stavů
    Pro všechny stavy ubytování (nástup, ukončení, pobyt, rezervace) se tiskne i datum od - do (datum do je datum ukončení ubytování a není-li vyplněno, pak dohodnuté datum ukončení. K jednomu pokoji může být i více řádků, podle toho kolik karet hostů je k zadanému datu na toto číslo pokoje evidováno. Zadávací parametry:
    • Volba data od - datum, ke kterému je stav pokojů vypisován.

  4. Úprava výpočtů a výpisů kapacitní vytíženosti
    Při výpočtech kapacitního vytížení se počítají dny dle jednotlivých čerpaných ubytovacích služeb. Vyloučení z celkové kapacity se provádí dle karet hostů, na kterých je zaškrtnuto "Vyřadit ostatní lůžka na pokoji", za období ze záhlaví karty hosta - není-li vyplněno datum ukončení ubytování, pak do data dohodnutého konce ubytování. Stejně tak i karty na údržbu (opravy).
    Doplněn zadávací parametr:
    "Úroveň podrobnosti na:"
    • Celé ubytovací zařízení - jen celkové hodnoty za celé ubytovací zařízení.
    • Jednotlivé budovy - pokud jsou v evidenci pokojů nastaveny budovy, pak bude výpis pro každou budovu. Pozn. Pod označením budovy může být i jiné rozlišení ubytovacích kapacit, než vyjadřuje uvedený termín.
    • Budovy - podlaží - pokud jsou v evidenci pokojů nastaveny i podlaží, pak bude výpis pro každou budovu a podlaží v ní. Pozn. Pod označením podlaží může být i jiné rozlišení ubytovacích kapacit, než vyjadřuje uvedený termín.
    • Budovy - podlaží - pokoje - výpis bude proveden po jednotlivých pokojích.

Hotelový software - místní (obecní - lázeňský) poplatek

V různých obcích jsou různé poplatky a jsou různé podmínky, za kterých se platí, různá výše a popřípadě nejsou vůbec. Pokud je má ubytovatel za povinnost odvádět, je v hotelový software HotelWin několik způsobů k jejich sledování a výpočtu.

  1. Je-li zapotřebí jej zvlášť ubytovanému účtovat nebo jsou stanoveny podmínky, za kterých se musí uplatnit v různé výši nebo se u některých hostů uplatňují a u jiných ne:
    • V nastavení "Ceník služeb" doplnit službu-poplatek s názvem-označením např. "Místní poplatek", kde je jen zapotřebí dodržet jednotku množství "den". Pokud je poplatků více nebo v různé výši, lze zapsat další.
    • Na kartách hostů tento poplatek zapisovat (výběrem ze seznamu - po stisku tlačítka "přidat jinou službu" v oblasti "Služby") do čerpaných služeb (účtu hosta) a dbát na počet a datum od - do.
    • Ve výpisech ubytování volit výpis 'Služby-poplatky za období' pro detailní doložení jednotlivých vybraných poplatků nebo výpis 'Služby-popl.za obd.-jen součty', kde je uveden jen jejich součet, a pro oba výpisy stejně v oblasti "Volba služeb - poplatků" zvolit "Jen ostatní služby" a vybrat z ceníku služeb poplatek, který si přejete vypsat za zadané období.
  2. Jinak, pokud je poplatek již zahrnut v ceně
    Pak postačuje ve výpisech zvolit výpis 'Služby-popl.za obd.-jen součty' a v oblasti "Volba služeb - poplatků" zvolit "Jen ubytovací služby" za zadané období - na konci výpisu je pak mimo jiné uveden součet člověko/dnů ubytování za zvolené období, který stačí vynásobit příslušným místním poplatkem.

Hotelový software - změna sazby DPH

V různých obcích jsou různé poplatky a jsou různé podmínky, za kterých se platí, různá výše a popřípadě nejsou vůbec. Pokud je má ubytovatel za povinnost odvádět, je v hotelový software HotelWin několik způsobů k jejich sledování a výpočtu.

  1. V základních údajích firmy, v oblasti pro DPH nastavit sníženou sazbu na 14 a přechodnou sníženou na 10.
  2. Ceníky:
    • buď připravit novou sadu všech ceníkových položek s novou sazbou (prováděním kopií)
    • nebo 1.1. přepsat u všech existujících sazbu
  3. Karty hostů - do 31.12. přiřazovat služby s 10% sazbou a od půlnoci 1.1. s 14% sazbou. Tj. u každého hosta, který bude ubytován přes konec roku, mít na kartě min.2 řádky za ubytování - každý s jinou sazbou DPH.
    Při fakturaci jsou pak 2 možnosti:
    • buď vystavit jeden doklad s 2 základy daně, každý s jinou sazbou DPH, což HotelWin umí
    • nebo vystavit 2 doklady - jeden do 31.12., druhý od 1.1...- toto řešení vidí účetní jako vhodnější

Používáme účetní program AdmWINÚčetní program